Kantoorruimte huren: ruimte, kosten en contract

Zoek je een plek om met je team te werken, buiten je huis of je oude pand? Bij kantoorruimte huren draait het om drie dingen: de juiste oppervlakte, heldere servicekosten en een contract dat bij je bedrijf past. Zakelijk vastgoed zoeken? Dan begin je hier.

Kantoorruimte huren: hoeveel ruimte heb je nodig?

Begin bij je eigen bedrijf, niet bij het aanbod. Zet op een rij hoe je werkt:

• Werkplekken: met hoeveel mensen werk je tegelijk op kantoor, en hoeveel komen er de komende jaren bij?
• Overleg: heb je een eigen vergaderruimte nodig, of deel je die liever met andere huurders?
• Bezoek: ontvang je klanten, dan telt een nette ontvangst en een goede bereikbaarheid.
• Extra ruimte: een pantry, opslag voor archief of materiaal, en fietsenstalling of parkeerplekken.

Kijk bij een bezichtiging ook naar de indeling. Een kleinere ruimte met een slimme indeling werkt soms beter dan een grote ruimte vol gangen en hoeken.

Wat betaal je naast de huur?

Bij kantoorruimte betaal je meestal de huur en daarnaast servicekosten. Die servicekosten verschillen per gebouw. Vraag altijd een overzicht van wat erbij hoort, bijvoorbeeld:

• schoonmaak van de gemeenschappelijke ruimtes, zoals de entree, trappen en toiletten;
• energie en verwarming, als die niet per huurder gemeten worden;
• onderhoud van de lift, de installaties en het terrein;
• beveiliging, een receptie of internet in het gebouw.

Spreek af hoe de servicekosten worden afgerekend: een vast bedrag of een voorschot met een afrekening achteraf. Zo weet je waar je aan toe bent. Verhuurt de eigenaar een kantoor, dan is een energielabel meestal verplicht. Lees daarover meer bij de Rijksoverheid.

Het huurcontract voor kantoorruimte

Een kantoor huur je zakelijk. Dat contract is anders dan een huurcontract voor een woning, en je spreekt meer zelf af met de verhuurder. Let in elk geval op deze punten:

• Looptijd en opzegtermijn: hoe lang zit je eraan vast en wanneer kun je stoppen of verlengen?
• Indexering: hoe en wanneer stijgt de huur?
• Onderhoud: wat doet de verhuurder en wat doe jij?
• Inrichting: mag je wanden plaatsen of de ruimte aanpassen, en moet je dat bij vertrek terugdraaien?
• Zekerheid: vraagt de verhuurder een borg of een bankgarantie?

Leg alle afspraken op papier en laat het contract bij twijfel nalezen door iemand die verstand heeft van zakelijke huur.

Mag je in die ruimte werken zoals jij wilt?

Wat er op een adres mag, staat in het omgevingsplan van de gemeente. Een pand met een kantoorfunctie is meestal geen probleem voor gewoon kantoorwerk. Wil je er ook klanten behandelen, producten opslaan of iets anders doen, kijk dan vooraf wat er mag via het Omgevingsloket. Verhuist je bedrijf, geef dan je nieuwe adres door aan de Kamer van Koophandel.

Kantoorruimte zoeken op WonendNederland

Zakelijk vastgoed zoeken? Zakelijke zoekers vinden bedrijfspanden, kantoren en parkeerplekken op het platform, op de lijst en op de kaart. Mag je bedrijf in het pand? Check dat eerst bij bestemmingsplan bedrijfspand. Het contact met de aanbieder is rechtstreeks, zonder tussenpersoon, en je plant zelf een bezichtiging in de agenda van de aanbieder.

Heb je meer ruimte nodig voor opslag, lees dan ook een loods of opslagruimte huren. Twijfel je tussen huren en kopen, dan helpt een bedrijfspand huren of kopen.

Huurbescherming bij kantoorruimte

Een kantoor valt onder overige bedrijfsruimte. Daarbij heb je als huurder geen huurbescherming en geen huurprijsbescherming: je spreekt de huur en de verhogingen samen af. Zegt de verhuurder op, dan heb je wel ontruimingsbescherming en mag je de ruimte nog 2 maanden gebruiken. Je opzegtermijn is gelijk aan je betalingstermijn, tenzij je iets anders afspreekt. Dat staat bij het Ondernemersplein van KVK. Leg de looptijd en de opzegtermijn daarom duidelijk vast in het contract.

Btw en bestemming: twee checks voor je tekent

Over de huur van een kantoor betaal je in principe geen btw. Volgens Ondernemersplein KVK kun je wel samen met de verhuurder kiezen voor huur met btw, als je aan de voorwaarden voldoet. Vraag dus na of de huurprijs in de offerte met of zonder btw is.

Check daarnaast wat er op het adres mag. Het omgevingsplan van de gemeente vervangt de oude bestemmingsplannen. In het Omgevingsloket zie je bij Regels op de kaart wat er op een plek is toegestaan. Meer daarover lees je bij het bestemmingsplan van een bedrijfspand.

Kantoorruimte bezichtigen: deze vragen stel je

Een kantoorruimte ziet er tijdens een bezichtiging vaak beter uit dan op een drukke werkdag. Stel daarom deze vragen: hoe snel is de internetverbinding en wie regelt die? Kun je ook buiten kantoortijd in het gebouw? Hoeveel parkeerplekken horen bij de ruimte, en waar parkeren je bezoekers? Wat zit er in de servicekosten: schoonmaak, verwarming, beveiliging? En wie zitten er verder in het gebouw? Ga, als het kan, een tweede keer kijken op een gewone werkdag rond het middaguur.

Veelgestelde vragen

Lees: bedrijfspand huren of kopen