Verenigingsruimte huren: contract en gebruik

Een clubhuis of verenigingsruimte huren is iets anders dan een woning huren. Je huurt als vereniging, vaak met een bestuur dat wisselt. Op deze pagina lees je wat je vastlegt, wat er in de ruimte mag en wie welke kosten betaalt.

Eerst: wat heeft jullie vereniging nodig?

Begin met een korte lijst, samen met het bestuur:

• Hoe vaak gebruik je de ruimte? Elke dag, een paar avonden per week of alleen voor vergaderingen en feesten.
• Hoeveel mensen komen er? Dat bepaalt de grootte, de toiletten en de vluchtwegen.
• Wat doe je er? Vergaderen, sporten, muziek maken, een bar of een kantine. Elk gebruik vraagt iets anders van de ruimte en van de buren.
• Alleen of samen? Een ruimte die je deelt met andere clubs is goedkoper, maar vraagt duidelijke afspraken over tijden en sleutels.

Mag jullie gebruik in dit pand?

Niet elk pand mag als clubhuis worden gebruikt. Wat op een plek mag, staat in het omgevingsplan van de gemeente. Muziek, een bar of activiteiten tot laat in de avond kunnen daarin anders behandeld worden dan een kantoor. Kijk het na via het Omgevingsloket of vraag het bij de gemeente, voordat je tekent. Hoe dat werkt bij bedrijfsruimte, lees je bij bestemmingsplan en bedrijfspand.

Ga ook langs bij de buren als je avonden gebruikt. Een goede band voorkomt veel klachten later.

Het huurcontract: dit leg je vast

Een verenigingsruimte huur je als organisatie. Zet daarom in het contract:

• wie de huurder is: de vereniging, niet een bestuurslid persoonlijk;
• de tijden waarop je de ruimte mag gebruiken, en of je hem mag onderverhuren of delen;
• wat er in de huur zit: energie, water, schoonmaak, internet en het gebruik van keuken of bar;
• wie het onderhoud doet, binnen en buiten;
• hoe lang het contract loopt en hoe je opzegt;
• wat je zelf mag aanpassen, en of je dat bij vertrek moet terugdraaien.

Laat het contract lezen door iemand die verstand heeft van zakelijke huur. Voor praktijk-, kantoor- en atelierruimte hebben we eigen gidsen: kantoorruimte huren, praktijkruimte huren en atelier huren.

Gaan kijken met het bestuur

Ga met minstens twee bestuursleden kijken, en kom terug op het moment dat jullie de ruimte echt gebruiken, bijvoorbeeld op een doordeweekse avond. Vraag een bezichtiging aan in een vrij moment, de afspraak staat zodra de aanbieder bevestigt. Let tijdens het bezoek op:

• de toegang voor leden: parkeren, fietsen en of de ruimte goed bereikbaar is met het openbaar vervoer;
• de geluidsisolatie naar buren en andere huurders in het gebouw;
• de staat van keuken, toiletten en verwarming;
• wie de sleutels heeft en hoe het alarm werkt.

Schrijf op wat je ziet en bespreek het daarna in het bestuur, voordat iemand een handtekening zet.

Kosten en verzekering

Maak voor het bestuur een overzicht van alle vaste kosten per jaar: huur, energie, verzekering, schoonmaak en een potje voor onderhoud. Vraag de verhuurder welke verzekering hij heeft en welke jullie zelf moeten afsluiten. Zo weet de penningmeester waar hij aan toe is, ook als het bestuur over een paar jaar wisselt.

Heb je als eigenaar juist een ruimte die je aan een vereniging wilt verhuren? Woningen en vastgoed gratis online adverteren: op Wonend Nederland plaats je ook bedrijfsruimte zelf, zonder tussenpersoon, via vastgoed adverteren.

Veelgestelde vragen

Lees hoe je een bedrijfspand huurt